3. Pilih Waktu dan Tempat yang Tepat
Waktu dan tempat Anda memilih untuk “curhat” juga sangat mempengaruhi bagaimana pesan Anda diterima. Menyampaikan keluhan atau masalah di tengah rapat penting atau saat atasan sedang terburu-buru tentu bukanlah ide yang baik.
Pilihlah waktu ketika atasan Anda terlihat lebih santai dan memiliki waktu luang untuk mendengarkan Anda. Anda bisa mencoba mengatur pertemuan singkat secara formal atau memanfaatkan momen-momen informal seperti saat makan siang atau setelah jam kerja (tentunya dengan tetap memperhatikan batasan waktu dan kenyamanan atasan).
Selain waktu, perhatikan juga tempatnya. Hindari membicarakan hal-hal sensitif di tempat yang ramai atau terbuka. Cari ruangan atau area yang lebih privat agar Anda dan atasan bisa berbicara dengan lebih fokus dan tanpa gangguan. Lingkungan yang kondusif akan membantu menciptakan suasana yang lebih tenang dan memungkinkan percakapan yang lebih produktif.
4. Sampaikan dengan Nada Positif dan Profesional
Meskipun Anda sedang menyampaikan masalah atau tantangan, usahakan untuk tetap menjaga nada bicara yang positif dan profesional. Hindari menggunakan bahasa yang emosional, menyalahkan, atau merendahkan.
Fokuslah pada penyampaian informasi secara jelas dan lugas. Gunakan kalimat-kalimat yang sopan dan hindari intonasi yang terdengar seperti merengek atau menuntut. Ingatlah bahwa tujuan Anda adalah untuk mencari solusi bersama, bukan untuk melampiaskan emosi.
Cobalah untuk membingkai masalah dari sudut pandang yang konstruktif. Misalnya, alih-alih mengatakan, “Ini semua salah tim marketing karena tidak memberikan informasi yang jelas,” Anda bisa mencoba, “Saya rasa akan lebih baik jika tim marketing dan tim produksi bisa berkolaborasi lebih erat di awal proyek untuk menghindari miskomunikasi di kemudian hari.”
5. Ajukan Pertanyaan yang Mengarah pada Solusi
Ketika Anda menyampaikan masalah, jangan hanya berhenti pada identifikasi masalah tersebut. Cobalah untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang bisa memicu diskusi dan mengarah pada solusi.
Misalnya, setelah menyampaikan kendala yang Anda hadapi, Anda bisa bertanya, “Menurut Bapak/Ibu, langkah apa yang sebaiknya kita ambil untuk mengatasi masalah ini?” atau “Apakah ada sumber daya tambahan yang bisa kita manfaatkan untuk membantu menyelesaikan tugas ini?”
Dengan mengajukan pertanyaan, Anda menunjukkan bahwa Anda terbuka terhadap masukan dan bersedia untuk bekerja sama dalam mencari solusi. Ini juga membantu atasan Anda merasa lebih terlibat dalam proses pemecahan masalah dan lebih mungkin untuk mendukung upaya Anda.
6. Dengarkan dengan Seksama Respon dari Atasan
Komunikasi adalah proses dua arah. Setelah Anda menyampaikan “curhat” Anda, berikan kesempatan kepada atasan Anda untuk merespons. Dengarkan dengan seksama apa yang mereka katakan, tanpa menyela atau bersikap defensif.
Cobalah untuk memahami perspektif mereka dan mengapa mereka mungkin memberikan respons tertentu. Jika ada hal yang kurang jelas, jangan ragu untuk mengajukan pertanyaan klarifikasi dengan sopan.
Menunjukkan bahwa Anda menghargai pendapat atasan dan bersedia untuk mempertimbangkan masukan mereka akan membangun hubungan kerja yang lebih baik. Ini juga menunjukkan bahwa Anda tidak hanya ingin didengarkan, tetapi juga bersedia untuk mendengarkan.
7. Akhiri dengan Tindakan Nyata dan Follow-up
Setelah berdiskusi dengan atasan, pastikan ada tindakan nyata yang disepakati untuk mengatasi masalah yang Anda sampaikan. Catat semua poin penting dan tindakan yang perlu diambil oleh masing-masing pihak.
Jangan ragu untuk melakukan follow-up secara berkala untuk memastikan bahwa tindakan yang disepakati sedang berjalan sesuai rencana. Ini menunjukkan tanggung jawab dan komitmen Anda terhadap penyelesaian masalah.
Misalnya, jika Anda dan atasan sepakat untuk mengadakan pertemuan tim mingguan, Anda bisa mengirimkan email ringkasan setelah pertemuan dan mengingatkan semua pihak tentang jadwal pertemuan berikutnya. Tindakan follow-up yang proaktif akan membuat atasan Anda melihat keseriusan Anda dan menghargai upaya Anda dalam menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik.
