- Gunakan Angka dan Ukuran yang Spesifik: Daripada “sedikit data,” coba “tambahkan data dari Q1 dan Q2.” Daripada “cukup baik,” berikan umpan balik yang lebih terarah.
- Tanyakan Kriteria: “Apa yang Anda maksud dengan ‘sedikit data’?” atau “Kriteria apa yang membuat ini ‘cukup baik’ di mata Anda?”
4. “Saya Akan Coba” – Apakah Ini Komitmen atau Penolakan Halus?
Ketika kamu bilang “Saya akan coba,” apakah itu berarti kamu akan melakukan yang terbaik, ataukah itu kode untuk “Kemungkinan besar tidak akan berhasil, tapi saya tidak mau bilang tidak?” Dalam konteks profesional, frasa ini bisa jadi ambigu dan menimbulkan ketidakpastian. Orang lain mungkin menafsirkan itu sebagai komitmen, padahal kamu hanya ingin menghindari konfrontasi.
Cara Menghindarinya:
- Berikan Jawaban yang Jelas: Jika kamu bisa melakukannya, katakan “Ya, saya akan melakukannya.” Jika tidak, katakan “Saya tidak bisa melakukannya karena X, Y, Z.”
- Jelaskan Hambatan: Jika ada kendala, jelaskan. “Saya akan coba, tapi saya khawatir dengan tenggat waktu karena saya masih ada prioritas A. Apakah kita bisa diskusikan penyesuaian?”
5. “Tidak Ada Masalah” – Apakah Benar-Benar Tidak Ada?
Kadang kala, kita mengatakan “tidak ada masalah” untuk bersikap sopan atau menghindari perdebatan. Namun, di balik itu, mungkin ada sedikit rasa keberatan atau ketidaknyamanan. Jika kamu diminta melakukan sesuatu yang sebenarnya membebani, dan kamu menjawab “tidak ada masalah,” orang lain akan berasumsi semuanya baik-baik saja, dan bisa jadi akan kembali meminta hal serupa di masa depan.
Cara Menghindarinya:
- Sampaikan Batasan dengan Santun: Jika ada masalah, sampaikan dengan jelas dan solutif. “Saya bisa membantu, tapi mungkin akan memakan waktu sedikit lebih lama karena saya sedang fokus pada proyek X. Apakah itu tidak masalah?”
- Tawarkan Alternatif: “Saya tidak bisa melakukan A, tapi saya bisa membantu dengan B.”
6. “Itu Mudah” – Apakah Sesederhana Kedengarannya?
Mengatakan “itu mudah” bisa jadi berusaha untuk meremehkan suatu tugas, atau justru membuat orang lain merasa bodoh jika mereka kesulitan melakukannya. Apa yang mudah bagi seseorang dengan pengalaman tertentu, mungkin sangat menantang bagi yang lain. Frasa ini seringkali tanpa sadar bisa merendahkan atau membuat orang lain enggan bertanya.
Cara Menghindarinya:
- Gunakan Bahasa yang Netral: Daripada “itu mudah,” coba “kita bisa menyelesaikannya dengan beberapa langkah sederhana,” atau “saya akan tunjukkan prosesnya.”
- Fokus pada Proses, Bukan Hasil: Alih-alih menilai tingkat kesulitan, fokus pada penjelasan langkah-langkahnya.
7. “Dengan Hormat” atau “Mohon Maaf Sebelumnya” – Apakah Benar-Benar Perlu?
Dalam email atau komunikasi formal, kita sering menemukan frasa seperti “dengan hormat” atau “mohon maaf sebelumnya.” Meskipun bertujuan untuk bersikap sopan, terkadang penggunaan berlebihan atau dalam konteks yang tidak tepat justru bisa terdengar kaku, tidak efisien, atau bahkan meragukan. “Mohon maaf sebelumnya” kadang bisa diartikan sebagai pengakuan bahwa kamu akan melakukan kesalahan.
Cara Menghindarinya:
- Gunakan Secukupnya: Gunakan frasa ini hanya saat benar-benar diperlukan dan dalam konteks yang sangat formal.
- Fokus pada Substansi: Biarkan substansi pesanmu yang berbicara, bukan hanya formalitasnya.
Membangun Komunikasi yang Jelas dan Efektif
Setelah mengenali kata-kata “jebakan,” sekarang saatnya kita melangkah lebih jauh untuk membangun kebiasaan komunikasi yang jelas dan efektif di dunia profesional. Ini bukan hanya tentang menghindari kesalahan, tapi juga tentang menciptakan lingkungan di mana setiap orang merasa didengar dan dipahami.
