1. Akui Ketidaktahuan Anda, Tapi Tawarkan Solusi
Alih-alih berkata, “Itu di luar lingkup saya,” coba ubah menjadi: “Saat ini saya tidak memiliki informasi spesifik tentang hal itu, namun saya bisa menghubungi [nama departemen/rekan kerja] yang lebih ahli di bidang tersebut. Apakah Anda ingin saya membantu menghubungkannya?”
Atau jika Anda tidak tahu jawabannya secara langsung: “Itu pertanyaan yang bagus, dan saya belum punya jawabannya sekarang. Tapi, saya akan mencari tahu dan segera memberikan informasi sebaliknya kepada Anda. Kira-kira kapan waktu yang tepat untuk saya kembali dengan info tersebut?” Ini menunjukkan komitmen dan proaktivitas.
2. Berikan Batasan Waktu yang Jelas
Ketika Anda perlu mencari tahu sesuatu, jangan hanya bilang “Nanti saya cek lagi.” Lebih baik katakan: “Saya perlu waktu untuk memverifikasi data ini. Saya akan mengirimkan pembaruan kepada Anda paling lambat [waktu/tanggal].” Ini memberikan ekspektasi yang jelas dan menunjukkan bahwa Anda serius.
3. Tawarkan Alternatif atau Opsi Lain
Jika Anda tidak dapat memenuhi permintaan secara langsung, coba tawarkan alternatif yang masuk akal. Misalnya, daripada “Tunggu instruksi lebih lanjut,” Anda bisa berkata: “Saat ini instruksi detail belum keluar, namun berdasarkan informasi yang saya punya, ada beberapa langkah awal yang bisa kita persiapkan, seperti [sebutkan langkah-langkah]. Apakah Anda ingin kita mulai dengan itu?”
4. Ajukan Pertanyaan Balik yang Memicu Diskusi
Jika seseorang menggunakan kalimat klise seperti “Fokus pada hal yang penting,” Anda bisa merespons dengan: “Saya setuju, fokus pada hal yang penting memang krusial. Bolehkah saya tahu, menurut Anda, apa saja yang menjadi prioritas utama kita saat ini agar kita bisa memastikan tidak ada yang terlewat?” Ini mengalihkan fokus kembali ke inti masalah dan mendorong mereka untuk lebih spesifik.
5. Minta Klarifikasi dengan Sopan
Ketika mendengar frasa seperti “Semuanya sudah sesuai prosedur,” dan Anda merasa ada yang ganjil, Anda bisa berkata: “Bisa Anda jelaskan lebih lanjut bagaimana prosedur itu membantu kita menghindari masalah ini, atau apakah ada celah yang mungkin perlu kita tinjau kembali?” Ini mendorong mereka untuk menjelaskan tanpa terkesan menuduh.
6. Tawarkan Bantuan Proaktif
Jika seseorang mengatakan “Akan saya sampaikan ke tim terkait,” Anda bisa merespons: “Baik, terima kasih. Ada hal lain yang bisa saya bantu untuk memastikan pesan ini tersampaikan dengan jelas atau untuk membantu tim terkait mencari solusinya?” Ini menunjukkan inisiatif dan keinginan untuk berkolaborasi.
Membangun Budaya Komunikasi yang Transparan
Mengatasi penggunaan kalimat klise bukan hanya tentang mengubah respons individu, tetapi juga tentang membangun budaya komunikasi yang lebih transparan dan terbuka. Ini dimulai dari diri sendiri, dari bagaimana kita merespons dan bagaimana kita mengajukan pertanyaan.
Promosikan Lingkungan yang Aman untuk Mengakui Ketidaktahuan
Pemimpin dan rekan kerja perlu menciptakan atmosfer di mana mengakui “Saya tidak tahu, tapi saya akan mencari tahu” adalah hal yang lumrah dan bahkan dihargai. Ini mengurangi tekanan untuk selalu tahu segalanya dan mendorong kejujuran.
Berinvestasi pada Pengetahuan dan Keterampilan
Semakin banyak Anda tahu, semakin sedikit Anda perlu menggunakan kalimat klise. Terus belajar, membaca, dan bertanya adalah kunci untuk memperkaya pengetahuan dan kemampuan Anda.
Latih Diri untuk Berpikir Kritis
Sebelum merespons, luangkan waktu sejenak untuk memikirkan apakah respons Anda benar-benar informatif atau hanya sekadar pengisi kekosongan. Biasakan diri untuk berpikir kritis dan mencari akar masalah.
